Lohnbuchhaltung und Gehaltsbuchhaltung

Gute Mitarbeiter sind das Fundament auf dem Unternehmen aufbauen. Dabei, sind allerdings viele organisatorische und rechtlich bindende Dinge zu beachten. Dazu zählen zum Beispiel die Zahlungsabwicklung der monatlichen Bezüge der Bezüge der Mitarbeiter und die gesetzlichen Meldepflichten. All diese Formalien laufen in der Lohnbuchhaltung zusammen.

Lohn- und Gehaltsbuchhaltung kurz definiert:

Lohn- und Gehaltsbuchhaltung ist ein Teilbereich der Buchführung eines Unternehmens. Jedes Unternehmen, das Angestellte hat oder anderweitig Gehälter auszahlt, muss Buch über die ausgezahlten Gehälter führen. Außerdem haben Angestellte das Recht (siehe Anmerkung 1) auf einen Lohnnachweis, die monatliche Lohnabrechnung.

Die Lohnbuchhaltung oder Lohnbuchführung umfasst dementsprechend die Abrechnung und die Buchung der Arbeitsentgelte, inklusive der gesetzlichen und freiwilligen Abzüge.

Aufgaben in der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung

Ein neuer Mitarbeiter wird eingestellt - steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Meldungen

Damit die Daten eines neuen Mitarbeiters steuerrechtlich und sozialversicherungsrechtlich korrekt erfasst und geführt werden können, werden Lohnkonten in der Lohnbuchhaltung eröffnet. Der Mitarbeiter wird mit seinen Personalstammdaten erfasst und je nach Beschäftigungsverhältnis (Angestellter, Arbeiter, geringfügig Beschäftigter, etc.) bei den Sozialversicherungsträgern angemeldet.

Die verschiedenen Beschäftigungsarten erfordern zum Teil unterschiedliche Dokumentations- und Meldepflichten. Unerlässlich für die Meldung ist die Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters. Ergänzend müssen Angaben zu der Beitragsgruppe und der Staatsangehörigkeit gemacht werden. Die Arbeitgeberspezifische Betriebsnummer und die Mitgliedsnummer der zuständigen Krankenkasse müssen angegeben werden.

Für das Finanzamt erfolgt die Lohnsteueranmeldung und die Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung. Um die Daten für die Lohnsteuerberechnung über die ELStAM-Datenbank, der Bundeszentrale für Steuern, abrufen zu können, wird der Mitarbeiter durch die Lohnbuchhaltung angemeldet. Für die Anmeldung müssen die Steueridentifikationsnummer, das Geburtsdatum und der Beginn der Beschäftigung des Mitarbeiters übermittelt werden. Ferner wird festgelegt, ob das Unternehmen der Hauptarbeitgeber des Angestellten ist.

Der Mitarbeiter im Unternehmen - Feststellung des Lohn- oder Gehaltsanspruchs:

Für jeden Arbeitnehmer muss für die Abrechnungsperiode, üblicherweise monatlich, der Gehaltsanspruch festgestellt werden. Dazu wird die Form der Anstellung berücksichtigt (festes Arbeitsentgelt, Stunden basiert oder Akkordleistungen), sowie die entsprechenden Zulagen und Zuschläge. Auch Ansprüche aus genommenen Urlaubstagen oder Fehlzeiten durch Krankheit oder unentschuldigtes Fernbleiben der Mitarbeiter, spielen dabei eine Rolle.

Der Sozialaufwand, also die Sozialversicherungsanteile des Arbeitgebers, wird erfasst und zusammen mit dem ermittelten Auszahlungsanspruch zur Weiterverrechnung für die Finanzbuchhaltung aufbereitet. Dabei werden die unterschiedlichen Lohnarten (Löhne, Gehälter) getrennt aufgelistet.

Die einbehaltene Steuer und der Solidaritätszuschlag werden von der Lohnbuchhaltung an das Finanzamt gemeldet und in einer Summe für alle Arbeitnehmer überwiesen. Außerdem werden die ermittelten Beiträge zu den Sozialversicherungen an die Krankenkassen gemeldet. Auch diese Beiträge werden geschlossen an die Krankenkasse überwiesen und von dort aus an die Rentenversicherung und die Agentur für Arbeit verteilt.

Aufbewahrung der Unterlagen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung

In der Lohnbuchhaltung sind alle relevanten Unterlagen aufzubewahren. Dazu zählen:

  • Arbeitszeitkarten / Arbeitszeitnachweise
  • Akkordzettel
  • Lohnstücklisten
  • Arbeitsverträge
  • etc.

Pflege der Personalstammdaten

Um eine korrekte Lohnabrechnung zu erstellen, braucht das Unternehmen die aktuellen Personalstammdaten eines Mitarbeiters. Dazu gehören neben der derzeitigen Meldeadresse, zum Beispiel auch die Familienverhältnisse, die Steuerklasse, mit der abgerechnet wird, und die Krankenkassenmitgliedschaft.

Die technische Durchführung

Für für jeden Mitarbeiter wird ein Lohnkonto geführt. Als Übersicht über die Zusammensetzung der Gehälter inklusive Abzüge, werden Lohnlisten eingerichtet. Auf den Lohnlisten werden die Angaben der Lohnkonten für eine Lohnperiode vermerkt. Der Arbeitnehmer bekommt eine Gehaltsabrechnung. Die Summe der Lohnlisten ist die Buchungsgrundlage für die Finanzbuchhaltung.

Die Gehälter werden schließlich überwiesen. Nur noch selten werden Löhne in Bar ausgezahlt. In den meisten Branchen hat sich die bargeldlose Lohn- und Gehaltszahlung durchgesetzt.
Die Lohnbuchhaltung ist ein vielschichtiger Bereich eines Unternehmens. Die Lohnbuchführung ist digitalisiert und wird mit EDV-Systemen durchgeführt. Die regelmäßig den veränderten rechtlichen Vorgaben angepasst werden müssen.

Der Jahresabschluss

Unternehmen, bei denen mehr als zehn Mitarbeiter angestellt sind, müssen am Ende des Jahres einen Lohnsteuer-Jahresausgleich über die Lohnbuchhaltung durchführen. Entscheidend dabei sind die Summen der abgeschlossenen Lohnkonten, die an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Hat ein Unternehmen weniger als zehn Mitarbeiter, kann freiwillig ein Lohnsteuer-Jahresausgleich durchgeführt werden. Unabhängig von der Betriebsgröße muss für jeden Mitarbeiter spezifisch das Sozialversicherungspflichtige Jahresentgelt an die jeweilige Krankenkasse gemeldet werden. Die Krankenkasse übermittelt die Informationen an die anderen Sozialversicherungsträger.

Für die Beitragsberechnung der gesetzlichen Unfallversicherung müssen die geleisteten Arbeitsstunden und das Jahresarbeitsentgelt für jeden Arbeitnehmer mittels eines Formblatts an die Berufsgenossenschaften gemeldet werden.

Häufige Fehlerquellen in der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung

  1. mangelnde Sorgfalt beim Erheben der personenbezogenen Daten
  2. falsche Einschätzung der Sozialversicherungspflicht
  3. fehlerhafte Unterscheidung im Bezug auf Mini-Jobber und kurzfristig beschäftigte Mitarbeiter
  4. Besonderheiten bei der Abrechnung der Gehälter für Gesellschafter-Geschäftsführer nicht beachtet
  5. Fehlerhafte Abrechnung von steuerfreien oder pauschal besteuerten Lohnbestandteilen

Fehlerquellen vermeiden – Lohn- und Gehaltsbuchhaltung Fachleuten überlassen

Unser Lohnteam von Aditum ist hochspezialisiert und hat umfangreiche Kenntisse in den Bereichen Arbeitsrecht, Sozialversicherungsrecht und Lohnsteuerrecht. Es rechnet Löhne und Gehälter für viele Branchen ab. Dazu gehört selbstverständlich auch Baulohn. Gerne übernehmen wir für Sie das führen der Lohnkonten und die korrekten steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Meldungen.

Anmerkung

Gewerbliche Arbeitgeber sind nach §108 der Gewerbeordnung (GewO) verpflichtet dem Arbeitnehmer eine nachvollziehbare Abrechnung über die Zusammensetzung des Arbeitsentgeldes in Textform zukommen zu lassen. Dies kann in elektronischer Form oder als Schriftstück erfolgen. Die Verpflichtung zur Abrechnung entfällt, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Lohnabrechnung nicht geändert haben. Das Arbeitsentgelt, die gesetzlichen Abzüge (Steuern, Sozialversicherungsbeiträge) und der Auszahlungsbetrag sind gemäß § 107 GewO in Euro zu berechnen und auszuweisen.

Einige unserer Leistungen als Steuerberater für Sie zum Thema Lohn- und Gehaltsbuchhaltung:

  • Führen von Lohnkonten
  • sozialversicherungsrechtliche Meldungen

Unsere Kanzlei hat Niederlassungen in Lübeck, Stockelsdorf, Grevesmühlen und Rostock. Darüber hinaus vertreten wir die Interessen unserer Mandanten deutschlandweit, auch bei Ihnen vor Ort

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